Meine 3 wichtigsten Apps für ein produktives Leben: Omnifocus, DEVONthink und MindNode

Ich setze sowohl auf dem Mac, als auch auf dem iPad und dem iPhone verschiedene Produktivitätstools ein.

In den letzten Jahren habe ich vieles ausprobiert und habe viel Erfahrung auf diesem Gebiet sammeln können.
Insbesondere durch den Einsatz dieser Tools, habe ich viel über die Optimierung meines täglichen Workflows gelernt und auch verbessern können.

Die folgenden Apps haben meine Produktivität und auch meine Kreativität auf ein ganz neues Level gehoben.

Omnifocus

Der zentrale Hub meiner Arbeit und meiner Kreativität ist Omnifocus.

Sozusagen mein Backbone, mein Rückgrat.

Omnifocus ist ein Taskmanager, welcher auf dem Prinzip von David Allens Getting Things Done basiert. Jedem, der sich mit Produktivität beschäftigt, kann ich das Buch von David Allen nur wärmstens empfeheln. Aber bitte, falls ihr der englischen Sprache mächtig seid, lest es auf Englisch. Die Übersetzung des Buches ins Deutsche ist, zumindest meiner Meinung nach, nur ansatzweise gelungen.

Alles was ich mache und tue findet sich irgendwie in Omnifocus wieder. Ich sammle und organisiere dort meine Gedanken, Projekte und Ziele.

Omnifocus ist allerdings kein Tool, welches man installiert und gleich zu 100 % nutzen kann. Nein, nein so ein gutes Stück Software benötigt eine gewisse Einarbeitungszeit. Je länger man sich damit beschäftigt und auseinandersetzt, desto mehr passt man das System seinen eigenen Erfordernissen bzw. seinen eigenen Bedürfnissen an. Je tiefer man sich in das System einarbeitet, desto besser erschließt es sich einem und man entdeckt Möglichkeiten, die man am Anfang gar nicht erkannt und nicht für möglich gehalten hätte.

DEVONthink

DEVONthink ist die Zentrale für alle meine Dateien. Alles was ich auf dem Rechner speichere an Dokumenten und Dateien kommt nach DEVONthink. DEVONthink ist eine Sammelstelle, die nicht unbedingt online in einer Cloud, wie z.B. Evernote, arbeitet. DEVONthink kann auch so konfiguriert werden, dass alle Daten nur im eigenen System bleiben.

Ich habe alle meine Dateien nur auf meinem Rechner und synchronisiere mit meinem iPad / iPhone lediglich über mein eigenes Netzwerk und nicht über das Internet. So bleiben meine Daten geschützt und sicher.

Viele Jahre habe ich Evernote genutzt und war damit auch sehr zufrieden. Als 2016 allerdings die Mitarbeiter von Evernote Zugriff auf alle gespeicherten Daten der Nutzer bekommen sollten (was allerdings nach massiven Kundenbeschwerden angeblich nicht verwirklicht wurde) und Evernote zudem auch noch die Preise empfindlich angehoben hat, habe ich mich nach Alternativen umgesehen und bin bei DEVONthink gelandet. Seit nunmehr einem Jahr nutze ich das System und bin mehr als zufrieden. Die Software wird ständig weiterentwickelt und auch die mobile Version der App für das iPad / iPhone ist mittlerweile richtig gut geworden. Man kann alle Daten in DEVONthink speichern und organisieren, in Verzeichnissen strukturieren oder auch mit Tags arbeiten. Den eigenen Ideen sind hier kaum Grenzen gesetzt.

Eine Archivierungssoftware ist natürlich nur so gut wie ihre Suchmöglichkeiten. Diese sind in DEVONthink wohl unschlagbar. Ich habe noch nie so gute Suchmöglichkeiten gesehen, wie in dieser Software. In DEVONthink sucht man nicht, sondern man findet!

MindNode

MindNode ist eine Mindmapping App zur Visualisierung von Gedanken und Ideen.

Gerade in der Version 5 erschienen, ist MindNode ein unglaublich mächtiges Tool.

Sehr einfach kann man seine Ideen aufschreiben und grafisch darstellen. Manchmal kommen Sachen dabei raus, an die man am Anfang der Visualisierung nich im entferntesten gedacht hat. Probleme lassen sich strukturieren, in kleine Häppchen aufteilen und können dadurch schnell gelöst werden.

Eine grafische Aufarbeitung ist oft schon der halbe Weg zur Lösung.

MindNode gibt es sowohl für den Mac, als auch für iPhone / iPad.

 

Alle 3 Apps arbeiten gut zusammen. Es ist beispielsweise möglich, eine Idee in MindNode zu entwickeln und die Struktur mit Tasks bzw. ToDos nach Omnifocus zu exportieren und dort abzubilden. In Omnifocus kann das Projekt letztendlich auch realisiert werden.
Die für das Projekt nötigen Dateien (Bilder, PDFs usw) kann man in DEVONthink speichern. Per Link sind diese dann in Omnifocus erreichbar und lassen sich mühelos integrieren.

Das tollste daran ist, dass alle Links – obwohl man das Projekt auf dem Mac angelegt hat – auch auf dem iPhone / iPad funktionieren. Umgekehrt funktioniert das natürlich genau so, vorausgesetzt alle Programme sind synchronisiert.

 

DL2YMR.DE jetzt über HTTPS erreichbar

Websites, die nicht unter https erreichbar sind, werden als unsicher eingestuft. Der Grund ist ganz einfach. Die modernen Browser wie Firefox, Chrome, Safari und so weiter bauen zu Seiten die per https erreichbar sind eine verschlüsselte Verbindung auf, die nicht abgehört werden kann.

Die Website DL2YMR.DE sowie meine anderen Domains FUNKMICHEL.DE und auch PHOTOMICHEL.DE sind jetzt per https erreichbar

Erkennen kann man das am kleinen Schloss, welches in den Browsern vor der Webadresse zu sehen ist.

Klickt man auf das Schloss, kann man sich das Zertifikat ansehen, mit dem die Site verschlüsselt ist.

Dies nur zur Info, warum da oben auf einmal ein Schloss sichtbar ist.

Ich wünsche weiterhin viel Spaß auf DL2YMR.DE.

Import der Daten von Evernote nach DEVONThink Pro Office

Für mich war es sehr wichtig, bei einem Umstieg von Evernote auf ein anderes System, dass ich meine Evernote Datenbank mit mehr als 10.000 Einträgen in das neue System importieren kann.

Und genau das ist bei DEVONThink überhaupt kein Problem. Es werden alle Daten aus Evernote importiert, sogar mit Tags. Und da ich viel mit Tags arbeite, kommt mir das auch sehr entgegen.

Warum ich auf DEVONThink umgestiegen bin, könnt ihr hier nachlesen.

Wie kommen aber jetzt die Daten von Evernote nach DEVONThink?

Zuerst müssen aus Evernote heraus alle Notizen exportiert werden.

Dazu müssen vorher alle Notizen mit CMD-A ausgewählt werden und dann im Menu Ablage unter „Notizen werden exportiert….“ exportiert werden.

Man kann das natürlich auch nach Notizbüchern machen und sie alle nach und nach exportieren oder auch alle auf einmal, wie man möchte.

Man gibt der Exportdatei einen Namen und wählt ein Exportverzeichnis aus.

Wichtig dabei ist der Haken bei: „Schlagwörter für jede Notiz ebenfalls kopieren“ Damit die Schlagwörter auch mitkommen.

Und dann kann es losgehen.

Hat man die .enex Datei aus Evernote erstmal auf der Platte, braucht man sie nur noch per Drag and Drop nach DEVONThink zu ziehen und schon hat man alle Dateien inclusive der Tags importiert. Ganz easy.

Wenn die Daten dann erst in DEVONThink sind, kann man sie gruppieren, verschieben, replizieren usw. usw. usw. Der Kreativität sind hier keine Grenzen gesetzt.

Ich habe mir für die QSL Karten, die ich importiert habe, jetzt eine Gruppe Amateurfunk und QSL Karten angelegt und die Karten alle dort hineingeschoben.

Mein Weg weg von Evernote hin zu DEVONthink

Evernote

Wie ich schon mehrfach hier geschrieben habe, bin ich ein großer Fan von Evernote. Viele Projekte habe ich mit Hilfe von Evernote einfach und problemlos realisiert.

Beispielsweise habe ich mit Evernote meine komplette QSL-Karten Sammlung archiviert. Hierüber habe ich in einen eigenen Blogbeitrag berichtet.

Leider gab es aktuell zwei Ereignisse, die mich dazu bewogen haben, über eine weitere Nutzung von Evernote nachzudenken.

  1. Hat Evernote 2016 massiv die Preise für eine Nutzung der verschiedenen Versionen (außer Basic) angehoben. Der Preis für die Jahresnutzung im Paket Premium wurde von 30 Euro auf 60 Euro erhöht.

Die einzige Chance der Preiserhöhung zu entkommen, ist die Reduzierung auf eine kostenlose Basic Version. Die ist allerdings so eingeschränkt, dass sie für mich nicht in Frage kommt.

Das aber war noch gar nicht mal das Schlimmste, obwohl man hier deutlich die Abhängigkeit vom Unternehmen Evernote spüren konnte. Immerhin war Evernote mittlerweile ein großer Teil meines Workflows geworden und nicht einfach „mal so“ zu ersetzen.

Schlimmer wurde es aber noch als:

  1. das Unternehmen im Dezember ankündigte, Mitarbeiter von Evernote dürften ab Januar 2017 Einblick in alle hochgeladenen Dokumente nehmen.

Das geht mal gar nicht!

In meine Daten sollten Evernote Mitarbeiter keinen Einblick haben!

Übrigens ist Evernote in dieser Sache zurückgerudert und hat die Ankündigung zurückgenommen und Mitarbeiter des Unternehmens sollen keinen Einblick in die Daten ihrer User vornehmen können.

Trotzdem war für mich persönlich der Prozess, mich von Evernote zu verabschieden, in Gang gesetzt.

DEVONthink

Mittlerweile habe ich in DEVONthink einen guten Ersatz gefunden. Ich setze die Software jetzt seit ca. 4 Wochen ein.

Ursprünglich hatte ich Angst, dass die weit über 10.000 Notizen, die ich in Evernote gesammelt und archiviert hatte, nicht so einfach von einer anderen App übernommen werden könnte.

Dies war aber unbegründet, denn eine Übernahme der Daten incl. der Tags in DEVONthink war kein Problem.

Ein Nachteil von DEVONThink ist, dass es nicht auf allen Plattformen zur Verfügung steht und auch keinen Online Zugang hat, was für mich persönlich aber nicht weiter schlimm ist.

DEVONThink läuft jetzt auf meinem Mac, auf meinem iPhone und auf meinem iPad seit ca. 4 Wochen völlig problemlos.

Synchronisiert werden meinen Daten hier zu hause über eine Synology Disk Station, auf die ich bei Bedarf auch von „außen“ zugreifen kann.

Eine tägliche Synchronisierung hier in meinem WLAN reicht mir völlig aus.

Die Vorteile:

  1. Ich bin nicht weiter abhängig von irgendeiner Firma, von der ich nicht weiss, ob es sie morgen noch gibt, oder ob sie Einsicht in meine Daten nimmt, oder ob sie wohlmöglich morgen an eine große Datenkrake verkauft wird.
  2. Meine Daten sind nur noch auf meinen eigenen Servern bzw. Rechnern und nirgendwo anders mehr.
  3. Keine weiteren Kosten, außer die für die einmalige Anschaffung der Software.

Eine Konsequenz daraus ist natürlich, dass ich mich selber um entsprechende Backups kümmern muss. Dafür gibt es aber heute viele verschiedene Lösungen. Eine ganz simple Lösung heisst TimeMachine. Trotzdem sollte man regelmäßig weitere externe Backups anfertigen, verschlüsselt natürlich.

Also, falls ihr DEVONThink einmal testen möchtet, könnt ihr eine kostenlose Testversion von der Homepage runterladen. Die Testversion ist uneingeschränkt und läuft 150 Stunden. Also genug Zeit zum testen. Darin könnt ihr auch ausprobieren, ob sich eure Evernote Daten gut importieren lassen. Sollte euch die Software gefallen, könnt ihr euch ganz einfach registrieren.